Slettepolitik

Den lidt længere version

1. Formål: Hvorfor har Dansk MPN Forening en slettepolitik?

Dansk MPN Forening har en slettepolitik af flere grunde:

• Fordi EU’s Persondataforordning (GDPR) og Databeskyttelsesloven indeholder bestemmelser om, at foreninger, der behandler almindelige personoplysninger og/ eller følsomme personoplysninger, skal have en slettepolitik.
• Fordi de rettigheder til berigtigelse og sletning af persondata, som fremgår af GDPR og Databeskyttelsesloven, er skrevet ind i foreningens vedtægters § 3 og vedtaget af generalforsamlingen og dermed prioriteret af medlemmerne. Såvel bestyrelsen som medlemmerne prioriterer således rettigheden til sletning og berigtigelse af persondata højt og ser dette som en vigtig forudsætning for den tillid, der er så afgørende imellem foreningen og dens medlemmer samt samarbejdspartnere og andre relationer. 

2 Ret til berigtigelse og sletning

Som medlem eller støttemedlem kan du til enhver tid få berigtiget eller slettet dine personoplysninger hos os, medmindre lovgivning kræver andet af os. Du kan anmode herom på din profil i medlemsområdet.

Som person med anden relation til foreningen kan du anmode om sletning af persondata ved at sende en e-mail til mpn@danskmpnforening.dk. 

Vi sletter de persondata, du ønsker slettet, eller oplyser dig om, hvorfor de evt. ikke kan slettes, inden for 1 måned fra anmodningen.

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er relevante for dit medlemskab eller anden relation til os – medmindre lovgivning kræver andet af os. 

Med henblik på at overholde Bogføringsloven opbevarer vi dog data om “køber” af et kontingent, dvs. et medlemskab, i 5 år fra året før det år, hvor medlemmet udmeldes, idet medlemmet året før så at sige har foretaget sit sidste køb af et kontingent. I det omfang at dette lovkrav eller andre lovkrav betyder, at vi ikke må slette dine persondata, gør vi det ikke.

Med henblik på at overholde både GDPR og Bogføringsloven sletter foreningen medlemmer fra web-medlemskartoteket ved udmeldelse og ved anmodning fra medlemmer, i fald anmodningen kan imødekommes. Løbende backup af databasen sikrer, at de nødvendige data fortsat opbevares sikkert i den periode, som lovgivningen kræver.

3 Interne procedurer for sletning, makulering og destruktion

I Dansk MPN Forening har vi interne procedurer til sikring af, at e-mails slettes, når sagsbehandlingen af en sag, der indeholder persondata, er færdig. Der ryddes således løbende op i mail-indbakker, -udbakker, spam-mapper, elektroniske arkivmapper i mailsystemer og på bestyrelsens computere osv.

Desuden findes procedurer til sikring af, at udskrifter med persondata makuleres, så snart sagsbehandlingen af den pågældende sag er tilendebragt.

Sidst, men ikke mindst, er der fastsat procedurer for formatering og destruktion af harddiske, når databehandlingen er afsluttet, når et bestyrelsesmedlem træder ud af bestyrelsen, eller det på anden vis er nødvendigt for at beskytte medlemmers persondata.

De nærmere procedurer er fastsat i bestyrelsens forretningsorden.

4 Ikrafttrædelse og revision

Slettepolitikken træder i kraft 25. maj 2018. 

Slettepolitikken vil løbende blive revideret efter behov. Efter revision vil den reviderede version være gældende for alle Dansk MPN Forenings medlemmer, støttemedlemmer og andre relationer (herunder besøgende på hjemmesiden). 

Opdateret og gældende pr. 25. maj 2018